Når fairness bliver en del af kulturen
Hvordan laver man vagtplaner, der både tager hensyn til driften, medarbejdernes liv og oplevelsen af retfærdighed?
Det spørgsmål har oversygeplejerske Anitha Danielsen Uldall arbejdet med i Akutmodtagelsen på Herlev Gentofte Hospital. På en arbejdsplads med skiftende vagter, højt tempo og akutte opgaver kan arbejdstiden aldrig blive helt enkel – men den kan blive mere menneskelig.
Ny forskning peger på, at uforudsigelige arbejdstider kan hænge sammen med lavere trivsel. Derfor er planlægning en vigtig del af dit ledelsesarbejde. Og dét er interessant for langt flere end ledere med ansvar for vagtplaner.
Jeg har spurgt Anitha, hvordan hun arbejder med forudsigelighed, fleksibilitet og fairness i en hverdag, hvor alt ikke kan planlægges perfekt.
Hvorfor begyndte I at ændre på vagtplanerne?
Da Anitha startede i akutmodtagelsen, var arbejdet organiseret i et klassisk vagtrul med treholdsskift. Men hun kunne se og mærke, at det var hårdt for medarbejderne. Særligt de lange nattevagter i weekenden var belastende. Flere 12-timers nattevagter i træk satte sig i kroppen, og arbejdstiderne passede dårligt sammen med et familieliv, hvor børn skulle afleveres, institutioner havde åbningstider, og hverdagen uden for hospitalet også skulle hænge sammen.
For Anitha blev det tydeligt, at spørgsmålet ikke kun handlede om, hvem der skulle dække hvilke vagter. Det handlede også om, hvordan medarbejderne kunne holde til arbejdet over tid. Derfor begyndte hun at undersøge, om vagtplanerne kunne gøres mindre rigide og mere fleksible – og om der kunne skabes en bedre balance mellem driftens behov og medarbejdernes liv.
Når fairness bliver en del af kulturen
En af de store ændringer var at gå væk fra tanken om, at alle nødvendigvis skulle have præcis samme type vagter.
Tidligere kunne retfærdighed let blive forstået som, at alle skulle have det samme antal dag-, aften- og nattevagter. Men i praksis opleves det ikke altid retfærdigt, fordi mennesker har forskellige og skiftende hverdagsliv.
I stedet begyndte Anitha at spørge medarbejderne mere direkte, hvad der fungerede bedst for dem. Nogle trivedes bedst med dag- og aftenvagter. Andre kunne bedre få livet til at hænge sammen med dag- og nattevagter. Mange ønskede ikke alle tre vagttyper, men foretrak at arbejde i to. Flere fik også mulighed for at vælge de lange 12-timers nattevagter fra, fordi de var for hårde.
Det gjorde planlægningen mere dynamisk. Ikke sådan, at alle fik alt, hvad de ønskede, men sådan at medarbejdernes præferencer blev taget alvorligt.
For Anitha handler fairness ikke om ens behandling i matematisk forstand. Det handler om oplevet retfærdighed: at forskelle kan forklares, forstås og opleves som rimelige. Nogle gange er det mest fair netop, at mennesker ikke behandles helt ens.
Hvilken forskel har medarbejdernes indflydelse gjort?
Medarbejdernes større indflydelse har ifølge Anitha givet mere arbejdsglæde og livskvalitet. Det handler blandt andet om bedre søvn, mindre bekymring for at gå glip af vigtige begivenheder i privatlivet og bedre mulighed for at få familielivet til at hænge sammen.
Samtidig sender det et vigtigt signal: Medarbejderen bliver ikke kun set som en funktion i en plan, men som et menneske med et liv uden for arbejdet.
Akutarbejde er stadig akutarbejde. Der er fortsat vagter, weekender, skiftende belastning og perioder med højt alarmberedskab. Men når medarbejderne oplever mere indflydelse og større fairness i planlægningen, bliver det krævende arbejde lettere at være i.
Hvad kan andre ledere lære af Akutkmodtagelsen?
Erfaringen fra Akutmodtagelsen handler ikke kun om vagtplaner. Den handler om, hvor meget indflydelse medarbejdere oplever at have på deres tid – og hvor forudsigelig deres hverdag føles.
Uforudsigelighed præger i høj grad selve arbejdet i Akutmodtagelsen – man ved aldrig hvor belastningen er. Netop derfor, er det vigtig at medarbejderne har mest muligt indflydelse på hvordan deres vagtplan ser ud.
Selvom du ikke arbejder med vagter, kan du komme til at skabe uforudsigelighed i medarbejdernes hverdag. Det kan for eksempel ske gennem:
- møder, der bliver indkaldt med kort varsel
- ændrede prioriteringer, der bliver kommunikeret sent
- kalenderændringer, der gør det svært at planlægge arbejdet
- en forventning om, at alle altid skal være fleksible på organisationens præmisser
Derfor er det værd at spørge: Hvor meget reel indflydelse har medarbejderne egentlig på deres tid?
For nogle medarbejdere betyder det meget at kunne møde lidt senere. Andre arbejder bedst tidligt. Nogle har brug for ro i kalenderen for at kunne fordybe sig. Andre kan godt håndtere ændringer, hvis de bare får besked i god tid.
Fleksibilitet kan være en stor styrke, når den går begge veje. Men hvis fleksibilitet primært betyder, at medarbejderne hele tiden skal tilpasse sig arbejdspladsens behov, kan den hurtigt opleves som uretfærdig – og blive en belastning.
Hvad kan du som leder tage med?
Det første skridt er at undersøge, hvor fairness bliver udfordret i hverdagen. Ikke kun ud fra din egen kalender eller planlægning, men ud fra medarbejdernes oplevelse af tid, hensyn og indflydelse.
Det kan begynde med et enkelt spørgsmål til teamet:
Hvor i vores hverdag oplever I, at planlægning, fleksibilitet eller hensyn bliver skævt fordelt – og hvad kan vi gøre mere tydeligt?
Det er ikke sikkert, at alle kan få deres ønsker opfyldt. Men det betyder noget, at beslutninger kan forklares, forskelle opleves som rimelige, og medarbejderne mærker, at de bliver hørt.
For det er her, fairness bliver en del af kulturen.
