Derfor handler effektivitet ikke kun om tid – men også om energi

Derfor handler effektivitet ikke kun om tid – men også om energi

Når vi har travlt, begynder vi ofte at tænke i tid.
– Hvor kan jeg presse en ekstra opgave ind?
– Hvordan får jeg ryddet flere ting af listen?

Kalenderen viser møder, deadlines og ledige huller. Men den viser ikke nødvendigvis, hvornår du har bedst mental energi. Og den viser slet ikke, hvornår din hjerne har de bedste betingelser for at tænke klart, holde fokus og træffe gode beslutninger.

Derfor er tidsstyring kun en del af svaret. Hvis vi vil arbejde effektivt under travlhed, må vi også se på, hvornår hjernen fungerer bedst, og hvornår den har brug for pauser og restitution.

Din hjerne har ikke samme kapacitet hele dagen

Vi taler ofte om arbejdsdagen, som om alle timer har samme værdi. Men det har de ikke. Nogle timer egner sig godt til dybt koncentreret arbejde. Andre egner sig bedre til møder, koordinering, praktiske opgaver eller korte beskeder.

Forskning i kronobiologi peger på, at opmærksomhed, hukommelse, læring og koncentration påvirkes af både døgnrytme og individuelle forskelle i vores biologiske rytmer. Det betyder ikke, at vi kun kan arbejde godt på bestemte tidspunkter. Men det betyder, at det kan være klogt at tænke over:

• Hvornår tænker jeg klarest?
• Hvornår har jeg lettest ved at fordybe mig?
• Hvornår begynder jeg typisk at miste overblik?
• Hvilke opgaver kræver mest mental energi?
• Hvilke opgaver kan jeg løse, når energien er lavere?

Det er især vigtigt, når der er travlt. For travlhed kræver ikke kun flere timer. Det kræver også, at vi bruger vores mentale kapacitet klogt.

Travlhed skaber ofte mere mental støj

Travlhed handler sjældent kun om mange opgaver. Det handler også om mange skift. Mange beskeder. Mange beslutninger. Mange afbrydelser. Mange ting, der skal huskes, afklares og prioriteres.

Når hjernen hele tiden skal skifte mellem opgaver, relationer, informationer og beslutninger, bruger hjernen energi på selve omstillingen. Det kan betyde, at der er mindre mental energi tilbage til det arbejde, der faktisk kræver fordybelse og koncentration.

Derfor kan en arbejdsdag godt være fuld af aktivitet uden at være særlig effektiv. Du kan svare på mails, deltage i møder, løse småopgaver, hjælpe kolleger og flytte rundt på deadlines – og alligevel gå hjem med følelsen af ikke rigtigt at have fået fat i det vigtigste.

Pauser er en del af effektivt arbejde

Når vi har travlt, er pauser ofte noget af det første, der ryger. Vi spiser ved computeren. Springer den korte gåtur over. Tager lige ét møde mere. Svarer på mails mellem to opgaver. Og fortæller os selv, at vi holder pause senere.

En systematisk review- og metaanalyse om mikropauser viser, at korte pauser i løbet af arbejdsdagen kan have positiv betydning for energi og trivsel. Effekten på performance er mere nuanceret og afhænger blandt andet af opgavetype, pausens længde og hvad man laver i pausen.

Pauser tager ikke noget fra arbejdet. De giver hjernen mulighed for at komme tilbage med mere ro, overblik og energi.

Det kan være en god idé at skrive pauserne ind i kalenderen. Og så naturligvis holde en decideret pause, hvor du bevæger kroppen, slipper skærmen og giver hjernen et kort afbræk.De gode pauser hjælper dig med at genvinde noget af den mentale kapacitet, og du vender tilbage til arbejdet med mere energi og overblik.

Vi arbejder ikke alle bedst på samme tidspunkt

Den danske ph.d., forfatter og foredragsholder Camilla Kring arbejder med kronobiologi og sunde arbejdsrytmer. Hun peger blandt andet på, at mange arbejdspladser stadig er indrettet efter én bestemt rytme – ofte en rytme, der passer bedst til morgenmennesker.

Det er også pointen i Lederstofs artikel Arbejdslivet er indrettet til morgenmennesker, hvor Camilla Kring sætter fokus på, hvordan faste mødetider, tidlige beslutningsmøder og forventninger om morgenfriskhed kan favorisere nogle medarbejdere og belaste alle dem der ikke er A-mennesker.

Det rejser et vigtigt spørgsmål: Hvordan skaber vi arbejdspladser, hvor der i højere grad bliver taget hensyn til menneskers forskellige arbejdsrytmer og energiniveauer?

Arbejdspladser skal naturligvis stadig fungere. Mange steder er der åbningstider, borgere, kunder, patienter, samarbejde og drift, der skal hænge sammen. Men måske kan vi begynde at tænke lidt mere fleksibelt. Kunne det f.eks. give mening, at nogle medarbejdere starter tidligere på dagen, mens andre tager de senere timer? Vores forskellige arbejdsrytmer kan faktisk være en styrke – både for medarbejdernes trivsel, energiniveau og effektivitet.

Vi kan også blive mere bevidste om, hvornår vi lægger krævende møder. Hvornår vi forventer hurtige svar. Hvornår der er plads til fokustid. Og om vi nogle gange kommer til at vurdere mennesker på, om de passer ind i én bestemt arbejdsrytme – i stedet for på kvaliteten af deres arbejde.

Hvad betyder det i praksis?

Hvis vi tager vores energi alvorligt, og ser det som en del af at kunne levere effektivt arbejde, kan det omsættes ret konkret. I kan for eksempel begynde at tale om:

• Hvilke opgaver kræver mest koncentration?
• Hvornår har vi hver især brug for fokustid?
• Hvornår lægger vi bedst de vigtigste beslutningsmøder?
• Hvor mange skift og afbrydelser har vi typisk i løbet af en almindelig dag? Og skal det ændres?
• Hvordan bruger vi pauser som en naturlig del af arbejdsrytmen? Kan vi lave nye aftaler?
• Hvor kan vi skabe mere fleksibilitet, uden at samarbejdet går i stykker?

Det er naturligvis svært at få puslespillet til at gå op, så alle kun arbejder ud fra deres døgnrytme. Men vi kan godt blive langt mere bevidste om, hvordan vi indretter arbejdsdagen. Medarbejdere på skiftehold behøver for eksempel ikke nødvendigvis have helt ens vagter. Nogle fungerer bedst tidligt på dagen, andre senere. Derfor kan det faktisk være mere fair at tage hensyn til både ønsker, døgnrytmer og energiniveau – i stedet for at behandle alle helt ens.

Jo bedre vi bliver til at forstå vores egne og hinandens arbejdsrytmer, jo lettere bliver det også at skabe arbejdsdage med mere fokus og bedre kvalitet. Effektivitet handler nemlig ikke kun om tid. Det handler også om at arbejde klogere med den energi, vi har. For når vi passer bedre på vores mentale kapacitet, bliver det lettere at bevare både overblik, kvalitet og arbejdsglæde – også når der er travlt.

---

Relaterede artikler:

• De 5 vigtigste opdagelser fra lykkeforskningen der påvirker arbejdsglæden
• Video: Hvad siger forskningen om hvordan arbejdsglæde påvirker helbred, effektivitet og relationer?
• Mandagstip: Gør én ting i dag, der giver dig energi
• Bevægelse i arbejdstiden øger vitalitet, energi og arbejdsglæde
• Find de opgaver der giver dig energi – og få mere arbejdsglæde