Optimer jeres møder

Photo by grki -getty images pro

Optimer jeres møder

Går du oftest fra jeres møder, med følelsen af at det var top effektivt? Siger: “Vi nåede det vi skulle, vi tog beslutninger, fik uddelegeret opgaver og fulgte op på opgaver siden sidst.” Eller føler du at mange af jeres møder er for lange, eller måske ligefrem spild af tid. Er dårlige møder bare blevet en selvfølge? Er vi blevet lullet ind i en tung mødekultur, hvor vi gør det vi altid har gjort – blot af vane?

Arbejdslivets vilkår er mange steder præget af travlhed og lange ligegyldige møder der dræner os for energi. Hvilket desværre medfører at vi går demotiverede fra møderne og er mindre produktive. Og det forværrer jo bare travlheden.

Hvad er vigtigt at huske i forhold til at afholde gode og effektive møder? Det vil vi gerne give nogle bud på.

De klassiske mødetip:

  • God, prioriteret agenda
  • Vær forberedt
  • Kom til tiden (start og slut mødet til tiden)
  • Effektiv mødeledelse
  • Følg agendaen
  • Tag beslutninger og uddeleger opgaver
  • Skriv et referat

Men er det nok? Kunne I tænke endnu mere ud af boksen? Er det f.eks. muligt at ændre mødernes længde, eller måske måden I afholder mødet på? Jeg er sikker på at I – blot ved at evaluere jeres nuværende møder – ville kunne optimere dem. Her har du lidt ekstra idéer til optimering af jeres møder.

Flere mødetip:

  • Start mødet med et positivt punkt på agendaen (2 minutter er nok)
  • Gør møderne kortere (du kan ændre default indstillingen i kalenderen)
  • Drop back-to-back møder (ved f.eks at starte alle møder kvart over og slutte dem kvart i eller hel)
  • Hold møder uden mobiltelefoner
  • Stå op de sidste 10 minutter af mødet
  • Lav mødeevaluering efter hvert møde (max 5 minutter)
  • Nogle af jeres møder ændres til tavlemøder
  • Inviterer kun de relevante medarbejdere
  • Giv frihed til at takke nej til møder, der ikke er relevant for den inviterede
  • Lav kvartalsmæssige evalueringer af jeres mødestil – kan I ændre måden I afholder mødet på?

Vi skulle meget gerne gå fra vores møder og føle tiden gik hurtigt, at vi nåede det vi skulle, vi besluttede noget og fik uddelegeret opgaver. Møder skal give os energi – ikke dræne os for energi.

Derfor er det også vigtigt, at alle i mødet kommer velforberedte, at mødet har en god mødeleder, men også at alle er 100% tilstede når de er der (uden mobiler eller andre forstyrrende devices). Hvis deltagerne føler at det giver mening at deltage i mødet og at de kan bidrage, er der en stor chance for at mødet bliver mere effektivt.

Photo by Photographer, Getty Images

Og så skal vi huske at vores 1:1 møder ikke behøver at være i mødelokalet eller et videomøde. Vi er blevet så vant til at møder foregår på Teams/Zoom m.v. Men hvorfor ikke skabe noget god energi, ved at få lagt noget bevægelse ind i arbejdsdagen. Inviter i stedet din kollega til en walk & talk. I kan jo f.eks. starte med at gå en tur, og når I kommer tilbage skrive beslutninger mm. ned.

Og hvis I ikke er på samme lokation, kan jeres walk & talk sagtens være over telefonen :-)

Har du nogle gode tips og tricks, som I har brugt til at optimere jeres møder? Dem vil vi meget gerne høre – skriv jeres egne mødetips herunder i kommentarfeltet.

Relaterede artikler:

Skrevet af Arlette Bentzen

Arlette er certificeret i positiv psykologi og har mange års erfaring som underviser og foredragsholder og har været en del af Arbejdsglæde nu siden 2010. Arlette får arbejdsglæde af at flytte mennesker og når der opstår ny energi hos den organisation hun har arbejdet med.

Skriv en kommentar