5 grunde til at du skal lukke din inbox helt i ferien
Måske har du allerede læst Alexanders indlæg 5 reasons you should close your inbox on your next vacation på vores engelske blog Det er bestemt et emne der tåler gentagelse og er meget aktuelt her i ferietiden.
Hvis du er på vej på ferie, aktiverer du med stor sandsynlighed din autosvar-besked på e-mailen, hvor du fortæller hvornår du er tilbage og måske kan henvise til hvem der kan hjælpe i dit fravær.
Det er den traditionelle måde at gøre det på, men den har et par væsentlige fejl:
- Du modtager stadig dine e-mails. Det kan friste dig til at tjekke mailen i tide og utide, blot for at være sikker på at der ikke sker noget vigtigt du må håndtere her og nu, eller simpelthen for at holde antallet af emails nede.
- Når du kommer retur fra ferien, kan der være hundredevis af emails i din inbox
Mange mennesker fremhæver disse punkter som væsentlige kilder til stress, og vi har alle set for mange forældre på familieferie, der sidder og arbejder på deres telefon, tablet eller computer is stedet for at lege med børnene.
Heldigvis er der et alternativ: luk din inbox helt mens du er på ferie. Det virker måske som en skør idé, man nogle arbejdspladser gør allerede brug af den løsning.
The car and truck maker Daimler has implemented a new program that allows employees to set their email software to automatically delete incoming emails while they are on vacation.
When an email is sent, the program, which is called “Mail on Holiday,” issues a reply to the sender that the person is out of the office and that the email will be deleted, while also offering the contact information of another employee for pressing matters. (kilde)
Vi synes det er en fantastisk måde at håndtere det på, og så gerne hvis det blev normen i arbejdspladser verden over. Et autosvar kunne se således ud:
Jeg er på ferie og din e-mail er ikke modtaget. Du kan sende den på ny når jeg er retur den 6. august og jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt derefter.
Haster din henvendelse, kan du kontakte mine kolleger via:
kollega1@firma.dk
kollega2@firma.dk
Hilsen
John
Her er 5 grunde til at du skal lukke din inbox helt næste gang du tager på ferie:
1. Den traditionelle måde er grundlæggende uretfærdig.
Her er problemet: Du er væk fra dit arbejde. Som en del af din kontrakt med arbejdspladsen har du ret til ferie og alligevel når e-mails frem til dig. Det betyder at det arbejde der kommer ind med mails i din ferie, bliver lagt til det arbejde du skal udføre efter din ferie. Vi har ikke kendskab til virksomheder der planlægger med at deres medarbejdere skal bruge ekstra tid til at håndtere e-mails modtaget i ferien, og derfor bliver disse emails automatisk til ekstra arbejde.
En konsekvens af dette er at mange tjekker deres mails og svarer dem i ferien, hvilket også er uretfærdigt. Du har ret til tid væk fra jobbet; det er dét ferie er.
Fravær i længere tid strafes automastisk lidt mere da typisk også betyder endnu flere e-mails at tage hånd om når man er retur igen. Måske det ligefrem kan afholde nogen fra at planlægge længere ferieperioder.
2. Du kan slappe mere af i din ferie.
Når du på forhånd ved at du ikke vil modtage en eneste arbejdsrelateret e-mail i din ferie, kan du bedre slappe. Du kan fuldt være tilstede i din ferieaktivtet og nyde den sammen med de mennesker du holder af.
3. Du finder ud af at du ikke er uundværlig.
Forestil dig at være væk fra arbejdet i et par uger uden at håndtere dine mails, og når du er retur finder du ud af at verden ikke er gået under, kontoret er ikke i brand og din arbejdsplads er ikke gået konkurs i dit fravær.
Det kan give et kick at være uundværlig på jobbet, men det er farlig afhængighed.
Kort sagt, på trods af at du er en værdsat medarbejder der gør sit arbejde rigtig godt, så er ingen personer uundværlige. Ingen er. Eller sådan burde det i alt fald være. Hvis din arbejdsplads ikke kan fungere uden dig, er det en klar mangel på organisation og ledelse.
At vide, at tingene kan fungere uden dig, fører til meget mindre stress og gør det lettere for dig at tage ferie.
4. Du lærer andre, at du ikke er tilgængelig 24/7.
In my company, bosses send emails at all hours – late at night, on the weekend or during vacations – and always expect an answer. If you don’t react within 20 minutes, you get a text message demanding a reply. If you don’t react to that, they call you on the phone. They basically expect us to always be available.
Nogle kunder (eksterne eller interne som fx. kolleger, ansatte i andre afdelinger eller chefer) kan have udviklet en forventning om at andre er tilgængelige for dem 24/7. At lukke inboxen helt er med til at sætte grænser og viser at det ikke er sådan tingene hænger sammen.
5. Kom tilbage mere produktiv.
Slutteligt betyder lukning af din inbox, at du kan være mere effektiv fra start når du kommer tilbage til kontoret. Du behøver ikke at håndtere et efterslæb af hundredvis af e-mails og skal finde ud af, hvilke af dem der var vigtige, hvilke der stadig er relevante og hvilke som allerede er blevet håndteret af andre, mens du var væk.
Hvis du går på ferie med en tom indbakke, kommer du tilbage til en tom indbakke. Noget vigtigt, der ikke blev klaret i dit fravær, kan sendes til dig nu, når folk ved, at du er tilbage.
Hvad hvis din arbejdsplads ikke vil lade dig lukke helt for din inbox?
Der er heldigvis også en middelvej. Vi benytter selv nedenstående model til vores autosvar når vi holder ferie. Måske du kan lade dig inspirere af det.
Mange tak for din mail. Jeg holder en velfortjent sommerferie og er tilbage på kontoret mandag den 6. august. Jeg prøver at bruge ferietiden til at koble helt af og lade batterierne op igen, men jeg ved også godt at der kan opstå tilfælde, hvor det er nødvendigt at tage et lille afbræk i ferien, for at tage mig af noget presserende. Derfor vil jeg gerne give dig et valg:
Har du brug for min opmærksomhed her og nu i ferien, vil jeg bede dig om at gensende din mail til: ja-det-haster-john@firma.dk
Ellers vil jeg tage mig af din henvendelse hurtigst muligt når jeg er tilbage på kontoret mandag den 6. august
Hilsen
John
Fortæl og gerne hvordan I håndterer mails i ferietiden. Måske du kaster dig ud i at lukke for inboxen. Hvordan er det gået?
Jeg har tidligere lavet en mappe i min indbakke, som hedder “sommerferie 201x”. Når jeg er gået på ferie, har jeg bedt outlook om at lave en regel så alle mails fra ferien lander i den mappe. Samtidigt skriver jeg i min Out-of-Office besked at de skal gensende mailen efter xx. hvis det stadig er relevant.
Nogle gang finde folk jo selv en løsning på et problem, når de finder ud af, at man er væk ;) Så er der ingen grund til at jeg skal bruge tid på, at forholde mig til en mail, som ikke længere er relevant.