Den gode overlevering før ferien: Undgå misforståelser og ekstraarbejde
For nogle er der nu kun dage eller få uger til ferien. Og der ligger ganske sikkert opgaver, som skal overleveres, inden du kan give slip og tage en velfortjent pause. Men måske skubber du det foran dig, og venter til sidste øjeblik og tænker: “Jeg sender lige en hurtig mail med de vigtigste opgaver. Så giver det nok sig selv.”
Men en rigtig god overlevering kræver ofte lidt mere end en hurtig mail sendt i sidste øjeblik. En overlevering, der gør det lettere for dine kolleger at lykkes, mens du er væk.
Når overleveringen er uklar, betaler kollegerne prisen
En god overlevering handler ikke kun om at sende information videre. Den handler også om omtanke over for din kollega – og over for dine kunder, borgere, samarbejdspartnere eller andre, der bliver berørt af arbejdet.
Når du overleverer ordentligt, skal din kollega ikke bruge unødig energi på at lede, gætte eller genopfinde information, du allerede ligger inde med.
Arbejdsglæde handler bl.a. om at kunne gøre sit arbejde ordentligt. Og det kræver, at man har adgang til den viden, der skal til for at træffe gode beslutninger. Når en opgave bliver overleveret mangelfuldt, øger det risikoen for fejl, dobbeltarbejde og beslutninger på et for tyndt grundlag. Derfor er overleveringen ikke bare noget, der lige skal klares de sidste timer før ferien. Det kræver faktisk lidt forberedelse fra din side.
En god overlevering beskytter derfor ikke kun din kollegas arbejdsglæde. Den gavner også opgavens kvalitet og det faglige niveau.
Hvad skal din kollega vide?
En god overlevering behøver ikke være lang. Faktisk er de bedste ofte ret enkle. Men den skal indeholde svar på de spørgsmål, din kollega ellers ville sidde med.
Brug for eksempel disse punkter:
- Status? Hvor langt er opgaven, sagen eller projektet?
- Næste skridt – Hvad skal der ske nu – og hvad haster reelt?
- Ansvar – Hvem gør hvad, hvem skal orienteres, og hvem kan træffe beslutninger?
- Aftaler – Hvad er allerede besluttet – især det, der er sagt mundtligt eller ligger gemt i en mailtråd?
- Materialer – Hvor ligger dokumenter, noter, links, tidligere beslutninger og seneste versioner?
- Er der noget relationelt, man skal vide? Er der en kunde, borger, samarbejdspartner eller kollega, hvor historikken betyder noget for måden, opgaven skal håndteres på?
- Hvad kan vente? Hvad behøver ikke fylde, mens du er væk, fordi det allerede er sat på pause, fravalgt eller afklaret?
Det sidste punkt er også vigtigt. For det er spild af dine kollegers tid, når de skal bruge energi på noget, der slet ikke skulle håndteres nu.
Husk at overlevere det usynlige
Noget af det vigtigste i en overlevering er ofte det, der ikke står nogen steder. Det kan være noget, der er afklaret i en samtale eller en vurdering, du selv har gjort dig – men aldrig fik skrevet ned.
Det er tit den slags, der sender dine kolleger på ekstraarbejde. Så spørg dig selv, inden du går på ferie:
- Hvad ved jeg, som min kollega også bør vide?
- Hvad har jeg kun i hovedet?
- Hvad ville jeg selv ønske at vide, hvis jeg overtog opgaven?
En god overlevering skaber tillid. Den viser, at du tager både opgaven og din kollegas tid alvorligt. Og den mindsker risikoen for, at dine kolleger sidder tilbage med følelsen af at være blevet efterladt med rodet.
Det giver en særlig ro at gå på ferie, når du ved, at du har givet dine opgaver ordentligt videre. Når du ved, at dine kolleger har det, de skal bruge for at kunne lykkes, mens du er væk. Det er en enkel måde at vise, at I passer på hinanden – også når en af jer holder ferie.
