Sådan gør I jeres møder meningsfulde
Er jeres møder meningsfulde?
For nogle år siden tog vi temperaturen på møder i Danmark. Og den umiddelbare konklusion var at det IKKE er i møderne, vi finder energi og arbejdsglæde på jobbet. Her er et par hurtige konklusioner fra vores undersøgelse:
- Over 20% fortæller at de forlader mødet mere trætte end da de kom.
- Kun 28% gik fra mødet med ny, vigtig information, som de ellers ikke ville have fået.
- 22% syntes mødet var spild af tid.
- En tredjedel af møderne førte slet ikke til beslutninger.
Det kan tyde på, at der er en masse ligegyldige møder, som du går fra uden at have bidraget til eller uden at I har besluttet noget.
Konsekvenserne er mistet produktivitet, dårlig moral, mindre motivation og engagement, samt mistet tillid til ledelsen (som lader de meningsløse møder fylde så meget).
Sådan bliver jeres møder meningsfulde
I skal sikre jer at I kun holder møder der giver og skaber mening. Et møde bliver først meningsfuldt, når det opfylder et formål og bidrager til at nå jeres mål, skaber innovation eller løser udfordringer/problemer I måtte have. Her er nogle faktorer, der kan gøre et møde meningsfuldt:
- Klart formål: Mødet bør have et klart defineret formål, så deltagerne ved, hvad der skal komme ud af mødet. Spørg jer selv: Hvad er meningen med mødet? Hvad skal vi have ud af dette møde? Og er I i tvivl, så aflys eller udsæt mødet.
- Relevante deltagere: Inviter kun de personer, der har brug for at deltage, for at opnå mødets formål.
- Struktureret dagsorden: En veldefineret dagsorden sikrer, at mødet forbliver fokuseret og produktivt. Og hav ikke flere punkter på agendaen end det er realistisk I kan nå.
- Aktiv deltagelse: Deltagerne skal inviteres til at være engagerede og bidrage aktivt til diskussionen og beslutningsprocessen.
- Effektiv styring: En god mødeleder kan styre diskussionen, holde sig til dagsordenen og sikre, at alle har mulighed for at bidrage.
- Konkrete handlinger: Mødet bør resultere i konkrete handlinger eller beslutninger.
- Evaluering af møderne: Identificer årsagerne til ineffektivitet og juster jeres mødestruktur herefter. Husk også at se på hvad der virker godt – og fortsæt med det.
Meningsfulde møder er mere effektive, positive, giver jer mere energi, innovation, optimisme og handlekraft. Og det handler ikke kun om den gode stemning og struktur på selve mødet, men lige så meget om, at I følger op og skaber handling efter mødet.
Ikke alle møder kan holdes online
Mange virksomheder har fundet ud af at de kan spare tid ved at holde nogle møder online. Særligt de møder der er ude af huset, og kræver transport, kan I spare tid på.
Men det kan samtidig have en negativ indflydelse på det sociale – det er sværere at danne nye relationer (og pleje eksisterende) på en skærm end når man mødes fysisk. Derfor giver det mening at holde nogle, men ikke alle møder online.
Et møde er ikke meningsfuldt hvis I afholder dem:
- For at give information
- Fordi I har planlagt det, og det gør I altid om mandagen
- For at en leder til at overvåge processer eller lignende
Når du planlægger et møde, skal det have et klart mål. Du skal vide præcis, hvorfor du og andre mennesker skal bruge deres arbejdstid på mødet. Tid er noget af det mest dyrbare vi har, og det at holde møder koster også. Overraskende meget! – se vores mødeberegner her.
Når mødet er planlagt, skal du følge de gængse tips, såsom at lave en tydelig (realistisk) agenda, fastsætte varighed og kun invitere de relevante personer. Se alle vores tips til møder her.
Skab resultater der er udgiften værd
Når vi bruger så mange penge (og timer og energi) på møder, skal vi gøre vores yderste for, at møderne er effektive, motiverende og fører til resultater, der kan opveje udgiften.
Forestil dig (for det meste) at kunne gå fra et møde fuld af energi, fordi der var en positiv stemning, I nåede en masse, fik uddelegeret opgaver og du følte at du kunne bidrage og gøre en forskel. Meningsfulde møder er skridtet på vejen.
