10 alternative tip til bedre møder
Du har skyndt dig til et møde, og kommer som altid i god tid. Mødelederen lægger sidste hånd på agendaen, 2 kolleger er optaget af deres telefon og resten kommer dumpende op til 5-10 minutter efter planlagt mødestart. Allerede inden mødet er startet, tænker du, at du kunne have brugt tiden noget mere produktivt, ved ikke at tage til mødet, men passe dine opgaver.
Det er ikke kun antallet af møder, der kan være frustrerende, men også selve afviklingen og mangel på struktur.
Nedenfor har vi samlet mødetips til dig – både de typiske, som vi ikke skal glemme og dertil også en masse lidt mere alternative mødetips I kan implementere.
De typiske mødetips vi ikke skal glemme
- Hav en god, prioriteret (og realistisk) agenda
- Følg agendaen og hav fokus på formålet med mødet
- Vær forberedt
- Kom til tiden – og vær tilstede
- Hav en effektiv mødeleder
- Sørg for at alle bliver hørt, og det ikke kun er de samme 2 personer der taler.
- Bliv enige om hvad I har besluttet, og uddeleger opgaver før I forlader mødet
- Opsummer mødet, og send efterfølgende et kort og præcist referat ud til deltagerne.
Alternative tips til bedre møder
Undgå ryg-til-ryg møder
Kender du det at et møde slutter samtidig med at det næste starter? Det er menneskeligt umuligt at nå fra et mødelokale til en andet på nul sekunder – og selv et videomøde kræver en pause mellem 2 møder. Og skal du lige have et glas vand, en kaffe eller på toilettet, så kan du godt glemme det – det er der ikke tid til, hvis I afholder møder “ryg-til-ryg”!
Det kan evt. løses ved at forkorte jeres møder, til at vare 45-50 minutter frem for 1 time, og 20-25 minutter frem for 30 minutter. Jeg vil anbefale at I i jeres standard kalendersystem får ændret den automatisk foreslåede tid for et møde, til de nye aftalte kortere mødevarigheder.
Start til tiden
Vent ikke på at de sidste inviterede mødedeltagere dukker op. Mødet starter på det fastsatte tidspunkt.
Det er forstyrrende når folk kommer dumpende, og det gør mødet både mere ineffektivt og ret sikkert også længere. Ikke at I nødvendigvis behøver at låse døren til mødelokalet, men start til tiden.
Start mødet med et positivt punkt
Undersøgelser viser at møder der starter positivt, forløber mere positivt hele mødet igennem. Det bliver lettere at opnå enighed, løse problemer OG møderne bliver mere effektive. Det kan samtidig fremme tillid, kommunikation, samarbejde og velvilligheden til at dele ideer og feedback åbent.
Samlet set kan det at starte møder positivt, altså have positive effekter på både interaktioner og præstationer. Det bidrager i sidste ende til et mere produktivt og harmonisk arbejdsmiljø.
Forestil dig hvad det så vil betyde, hvis I starter jeres møder med et negativt punkt…
Hav telefonfri møder
Vær tilstede når du har valgt at deltage i et møde. Det er simpelthen ikke acceptabelt at sidde på telefonen eller computeren når du er til møde.
Drop ligegyldige møder
Nogle møder er ren orientering, og kan måske erstattes af en email eller kan blive en del af jeres interne nyhedsbrev.
Og inviter kun relevante deltagere
Inviter ikke alle, bare for at invitere alle – eller af høflighed. Det er spild af vores tid at deltage på møder der ikke er væsentlige for vores arbejde. Inviter de personer der rent faktisk kan bidrage.
Og nogle møder kunne måske ligefrem være frivillige. På baggrund af agendaen, kan de inviterede selv tage stilling til om det giver mening at de deltager.
Glem ikke pauser
Holder I en sjælden gang et længere møde, er det vigtigt at huske pauser. Din hjerne er et fantastisk værktøj, men der er grænser for hvor længe det er muligt at fastholde fokus – uden pauser mindskes din koncentrationsevne. Husk derfor at stemple ud af og til, så hjernen kan lade op.
Skal lange møder være effektive, er det vigtigt at holde regelmæssige pauser f.eks. efter 60 (dog max 90) minutter. Ved længere møder er det ligeledes en god idé med frugt, juice, smoothies eller lignende til deltagerne.
Evaluer jeres møder
Giv jeres møder point – eksempelvis fra 1-5. Og hvis mødet ikke får maksimumkarakter, tal om hvad der skal til næste gang for at det lykkes.
Hvis mødet får maksimumkarakter, skal I ligeledes tale om hvad der fungerede godt, så I kan lære af det og gøre det samme fremadrettet.
Daglige check-in møder
Og så kunne I overveje om I (i jeres team eller afdeling) kunne droppe nogle af de lange møder, ved at indføre et kort dagligt tjek-ind-møde. Obama administrationen havde bl.a. god erfaring med deres daglige 15 minutters møde, hvor de adresserede dagens vigtigste spørgsmål.
De korte daglige møder, kan hjælpe jer med at holde fokus på det mest vigtige. I kan finde ud af hvem der har brug for hjælp og uddelegere opgaver mellem jer, og på den måde være langt mere effektive.
Du kan også bruge det korte møde til at dele en udfordring du står med, og bede kolleger efterfølgende komme til dig med input.
Walk & talk
Har I et 1:1 møde vil det være oplagt at tage en walk & talk, frem for at sidde på videomøde eller overfor hinanden ved et mødebord. Kom ud i den friske luft, og mærk hvad det gør ved jeres samtale.
Har I brug for at tage noter, kan I evt. starte jeres 1:1 møde med en gåtur, og efterfølgende tage notater.
HUSK at 1:1 møder over telefonen også kan bruges selvom den ene arbejder hjemmefra ;-)
Skab nye vaner
I skal naturligvis ikke gøre det hele, og slet ikke på én gang. Beslut jer for 1-2 ting I vil ændre ift. jeres møder, og få skabt nye vaner.
Efterhånden kan I evaluere og se hvordan det går, og tilrette så det passer til jer. Med forholdsvis enkle værktøjer, og en målrettet indsats, kan I gøre jeres møder til produktive, effektive, og måske endda positive lærerige oplevelser.
Mange der gør deres møder mere effektive, finder ud af hvor meget tid det frigiver til andre opgaver – og ikke mindst til at forbedre deres work-life-balance.
