Mit første ”rigtige” job var for en meget anerkendt dansk virksomhed, der havde ansat mig frisk fra universitetet til at arbejde på en af deres helt store, nye satsninger. En dag sad jeg ved min plads og tænkte store tanker. Udefra må det have set ud som om jeg ikke lavede noget – jeg havde smidt fødderne op på skrivebordet og stirrede lige ud i luften – men i virkeligheden var jeg ved at overveje om den måde jeg gik til opgaven var den rigtige, eller om jeg kunne gøre det smartere og bedre.

Og det fik jeg hug for. Da min leder kom forbi og så mig sidde der, kritiserede han mig for ikke at lave noget. Så længe han kunne se mig hakke i tastaturet var han tryg ved at jeg var effektiv. Når jeg sad med fødderne oppe, var hans antagelse automatisk, at jeg drev den af. Og den antagelse, skal vi gøre op med.

Danske virksomheder jagter effektivitet. Medarbejderne skal rende stærkere og løse flere opgaver hurtigere. Men noget tyder på, at den konstante jagt på højere og højere effektivitet på kort sigt rent faktisk er med til at skade virksomhedens produktivitet på lang sigt, fordi man fylder medarbejdernes arbejdstid til bristepunktet (og over) med opgaver, møder, deadlines, projekter osv.

Hvad mangler der i det billede? Fri tid. Eller som det hedder på engelsk: Slack. I artiklen ”In Praise of Slack: Time Is of the Essence” fra The Academy of Management Executiveskriver M. B. Lawson om vigtigheden af, at medarbejderne har tid, som ikke på forhånd er fyldt ud med opgaver. I artiklen fortæller han hvorfor ledig tid er så vigtig og skriver bl.a.:

Den organisatoriske indsats der skal til for at håndtere tempoet og kompleksiteten i teknologi og information er intensiv for mennesker og kræver tid til at bearbejde og reflektere, til at lære af erfaringer og til at forudse konsekvenser, hvor det er muligt.

Nogle ledere (blandt dem min første leder) ser al ledig tid som spildtid, men de tager grueligt fejl. Når hvert eneste minut af arbejdsdagen på forhånd er skemalagt, skader det virksomheden på mange måder:

1. Kreativiteten forsvinder, fordi der ikke er tid til at udtænke og gennemføre nye ideer.
2. Ingen hjælper hinanden, fordi alle er 100% booket med egne opgaver.
3. Der er ikke tid til at lære nye egenskaber.
4. Vi forfalder til altid at gøre tingene på samme måde, fordi der ikke er tid til at optimere processer og gøre tingene smartere.
5. Kundetilfredsheden falder når der ikke er tid og overskud til at gå den ekstra mil for kunden.
6. Alting roder, for der er aldrig tid til at rydde op og sætte system i tingende.
7. Fleksibilitet forsvinder, fordi alle har for travlt til at forholde sig til nye situationer.
8. Man får mindre arbejdsglæde og mere stress, fordi der mangler tid til udvikling.

Manglen på fri tid/slack skaber stive organisationer, der ikke har even til at løfte sig ud af deres nuværende situation og skabe løbende forbedringer. Organisationen bliver toptrimmet til at løse et bestemt sæt opgaver, men bliver ekstremt skrøbelig overfor alle uforudsete udfordringer.

Men hvordan giver man tid til slack? Her er fem eksempler, som vi har gode erfaringer med.

1. 20%-tid er kendt fra bl.a. 3M og Google. Her giver man medarbejderne 20% af deres arbejdstid til at arbejde på selvvalgte projekter.
2. Hackathons er især kendt fra IT-branchen. Her giver man medarbejderne en afgrænset tid, typisk 24 eller 48 timer til at arbejde i grupper på selvvalgte projekter. Når perioden er overstået præsenterer grupperne deres resultater.
3. Uddannelse og kurser er centrale. I det IT-firma jeg var med til at stifte, havde vi et kursusbudget på 2 uger og 40.000 kr per medarbejder per år – som man skulle bruge.
4. Begræns spildtid på møder, statusrapporter og lignende.
5. Planlæg med “slack” så man ikke udfylder medarbejdernes tid 100%.

Selvfølgelig skal vi jagte effektivitet. Selvfølgelig skal vi prøve at nå mere og mere med de ressourcer de har. Men vi kan ikke forvente, at vi bliver mere effektive, hvis ikke vi også tager tid til at reflektere, planlægge, få nye ideer og prøve ting af. Og det kræver fri tid.