Jeg har en udfordring til dig: Hvis du tør, skal du prøve at beregne hvor mange kroner din arbejdsplads bruger om året på at holde møder.
Formlen er relativt enkel: Antal medarbejdere i din arbejdsplads/afdeling x antal møder per person per uge x typisk varighed af et møde (i timer) x medarbejdernes gennemsnitlige månedsløn x 0,32. (De 0,32 er fremkommet ved at tage 52 uger x 12 måneder / 1924 timer per arbejdsår.)
Klik her for at få en side, hvor du kan lave udregningen eller hiv en lommeregner frem og lav regnestykket nu. Jeg venter så længe. Uhyggeligt – ikke? Her er et par hypotetiske regnestykker – kan de sammenlignes med din arbejdsplads?
En mellemstor revisionsvirksomhed med 100 medarbejdere, der holder 3 møder per uge af 1 time per møde, bruger ca. 4 millioner kr om året på møder! En dansk kommune med 2500 medarbejdere, der går til 2 møder per uge kan komme op på at bruge 40 millioner kr om året!! Og en stor (fuldstændig hypotetisk) dansk medicinalvirksomhed med 14.000 medarbejdere, 4 møder per uge af 1 time per møde, og en gennemsnitlig månedsløn på 30.000 kr. ender med at bruge ca. 500 millioner kr om året på møder. Ja, der stod en halv milliard kroner!!!
Bemærk at dette regnestykke kun medregner lønudgifterne til møder. Det ignorerer fuldstændig:
Facility costs – vedligehold af mødefaciliteter og andre mødeomkostninger
Opportunity costs – den værdi mødedeltagerne kunne have skabt i den samme tid
Demotivation – evt. omkostninger som følge af demotivation fra dårlige møder
Så udgiften til møder er enorm – og konklusionen er derfor enkel: Når vi bruger så mange penge (og timer og energi) på møder, skal vi gøre vores yderste for at møderne er effektive, motiverende og fører til resultater, der kan opveje udgiften.
Desværre er der ikke mange danske arbejdsladser der arbejder bevidst for at øge effektiviteten af deres møder. Undersøgelser viser at:
Vi bruger meget tid i møder – typisk 6 timer/uge for medarbejdere. For ledere kan det sagtens være 30 timer/uge eller mere.
Vi bruger mere og mere tid i møder – tidsforbruget stiger år for år.
Meget af mødetiden er spildt – 15-25% spildtid ifølge vores seneste undersøgelse.
Dårlige møder dræber motivation og arbejdsglæde – og jo flere møder folk deltager i, jo lavere er arbejdsglæden.
Og du holder altså ikke bedre møder bare ved at lave en grundig dagsorden og bestille kaffe og mødebasser. Der skal mere til. Her er fem tips du kan bruge allerede på jeres næste møde.
1: Start mødet positivt. Undersøgelser viser, at møder der starter positivt har en bedre stemning og er mere effektive. Så sørg for, at det første på dagsordenen er positivt, f.eks. ros eller en markering af gode resultater for gruppen.
2: Inddrag gruppen i at styre mødet. Det bliver aldrig et godt møde hvis dagsorden og mødestyring kun afspejler mødelederens ønsker og prioriteter. Det dræber også deltagernes engagement. Sørg for, at alle kommer til orde og har indflydelse på mødets flow og afvikling. Det er ikke dit møde det er jeres møde.
3: Husk at holde pauser. Hvis mødet varer mere end en time, skal I holde pause undervejs, ellers mister deltagerne koncentration og fokus. Tommelfingerregel: 10 minutters pause hver time.
4: Altid, altid, altid evaluere mødet. Hvordan vil I blive dygtigere til at holde møder, hvis I ikke evaluerer hvordan det går? Derfor skal I slutte alle jeres møder med at bruge to minutter på disse to spørgsmål: Hvad fungerede godt i dette møde og hvad vil vi gøre anderledes på det næste møde?
5: Send et referat ud umiddelbart efter mødet. Hvis deltagerne først får referatet en uge efter, er det svært at følge hurtigt op på beslutningerne fra mødet. Sørg for at de har referatet senest dagen efter og helst samme dag.
Jeg er ikke som sådan modstander af møder og de er nødvendige for at koordinere vores arbejde og dele viden. Men møderne skal være sjove, energiske, inspirerende, motiverende og effektive, for kun når de er det, fører de til konkret handling efter mødet. Dårlige møder er simpelthen spild af millioner af kroner.
Derfor er kravet, at vi som mødeledere konstant øger vores evnte til at holde gode møder. Gør du det? Eller det bare death by meeting?
