Arbejdsglæde og produktivitet – via bedre kommunikation

Af Chefkonsulent Mads P. Gede, Dansk Byggeri

Den er helt gal med den danske produktivitetsudvikling, men hvad skal vi gøre? Skal vi sænke lønningerne, lave massiv faglig efteruddannelse eller måske automatisere? Det er de traditionelle svarmuligheder. En nemmere og billigere vej med kæmpepotentiale findes – skab arbejdsglæde gennem bedre kommunikation på arbejdspladsen.

Bedre kommunikation drejer sig om at få tingene sagt og sagt til rette vedkommende. Det handler om at turde tage den svære samtale, give vigtig feed back og få sit budskab igennem. Nogle gange er den stærkeste kommunikationsform at ændre sin egen adfærd. Det er ikke let, men det kan læres.

Tavshedens pris
Kryber du udenom at tage en svær samtale, ulmer sagen inde i dig og bliver til konflikt eller uvenskab. Om vi kan lide det eller ej, kommunikerer vores hjerne intensivt med de mennesker, vi er sammen med. Hjerneforskerne taler om hjernernes pardans, når to mennesker mødes. Vi aflæser underbevidst den andens ansigtsudtryk, kropssprog og tone. Din kollega mærker det, hvis du ikke kan lide ham, og inden længe bliver følelsen gensidig. Dem som ikke kan lide os, kan vi heller ikke lide!

Dårlige vibrationer mellem to medarbejdere spreder sig hurtigt til resten af afdelingen. En nylig undersøgelse viser, at 600.000 danskere mangler arbejdsglæde – produktivitetspotentialet er stort.

Rød zone
Når vi føler vi os pressede, truede eller irriterede af noget en anden gør eller siger, ryger vi i rød zone. Det sørger hjernens amygdala (hurtighjernen) for. Amygdala har været vores alarm for pludseligt opståede farer, lige siden mennesket kravlede ned fra træerne. På et milisekund fortalte amygdala urmennesket, at det skulle løbe i skjul, når en løve sprang ind på stien foran dem. Al energi og hjernefokus reserves til flugten. På samme måde lukker amygdala lynhurtigt ned for langsomhjernen (der hjælper dig med at fordøje den andens budskab), når du føler dig kritiseret eller angrebet på arbejdspladsen. Amygdala sender dig i forsvarsberedskab. Robbie Williams udtrykker det i en sang på denne måde: ”You speak so loud I can’t hear what you say”.

I rød zone kan vi ikke samarbejde, opnå synergieffekter eller være innovative – for der lytter vi ikke til hinanden. I stedet forsvarer vi os selv, går til modangreb eller melder os ud af samtalen. Du ved, du er i rød zone, når din puls stiger, eller når du i stedet for at lytte til den anden, koncentrerer dig om at finde angrebspunkter til næste gang, du får ordet. Produktiviteten daler.

Politibetjenten i os alle
Ifølge Daniel Goleman (”Social Intelligens”) er der et belønningsfelt i hjernen, der aktiveres, når vi agerer selvudnævnt politibetjent – desværre! Jeg skriver desværre, fordi det virkelig er en adfærd, der med stor sandsynlighed sender din kollega i rød zone.

Politibetjent er du eksempelvis, når du irettesætter en medtrafikant. ”Din store idiot, hvorfor stoppede du ikke for rødt lys?”. Du synes straks, at det var ham klaphatten selv ude om og nyder samtidigt betjentrollen – så kan han lære det! Men hvad var dit formål med råberiet? Hvis det var at gøre trafikken mere sikker ved, at medtrafikanten næste gang handler anderledes, har du fejlet. Ham har du nemlig lige sendt i rød zone, hvor han ikke lytter. Du opnår højest at ødelægge hans humør. Og når han at svare dig, spolerer hans modangreb dit humør: ” Pas dig selv, din ….! ”. I taber begge.

Gør noget på din arbejdsplads
På samme måde skal vi undgå at agere betjent overfor kollegaer, selvom vi har et vigtigt og relevant budskab. Kræv ikke af din kollega, at han ændrer adfærd. Det skaber konflikt og dårlig stemning – og budskabet fortabes.

Eksempel: Egen banehalvdel. Du har lyst til at sige til din chef: ”Du er en elendig leder. Du giver mig aldrig ros lige meget, hvor meget jeg gør mig umage. Du lægger dårligt nok mærke til, at jeg er der.”

Siger du dét til ham, vil han straks føle sig truet og komme i rød zone. Hans amygdala aktiverer hans modangreb: ”hvor god er du lige selv? Hvis der var noget i dit arbejde, der var værd at rose, skulle jeg nok gøre det!”.

Mere effektivt er det at blive på egen banehalvdel og fortælle, hvad du har brug for: ”Det giver mig stor motivation og arbejdsglæde, når du roser min indsats og mine resultater. Så føler jeg mig sikker på, at jeg gør det, du og firmaet gerne vil have”. Når chefen nu kender dit udækkede behov, kan han vælge af egen fri vilje at hjælpe dig. Vi mennesker elsker os selv, når vi frivilligt hjælper andre.

Eksempel: Lav om på dig selv Du har en selvpromoverende kollega, der altid får nævnt sit fantastiske bidrag til succesfulde resultater, og at han fredag arbejdede til meget sent. Du ville helst lade som ingenting, men bliver irriteret og dit forhold til kollegaen påvirkes negativt (rød zone).

Vil du lave om på andres adfærd, så er det mest effektive ofte at lave om på din egen adfærd. Især når budskabet er for svært at få sagt på en ikke-angribende facon.

Tænk over din kollegas behov og dit eget behov. Din kollega har behov for anerkendelse og ros. Modsat af hvad du har mest lyst til, kan du begynde at rose ham. Man kan altid finde noget berettiget at rose en kollega for – konkrete resultater, at han hjalp dig eller gav dig en god idé. Roser du ham, får han sit behov dækket og kan slappe af. Samtidigt får han øje for, at du da vist ikke er helt tosset – kvalitetssans har du i hvert fald. Han begynder måske pludselig at rose dig også. Du bliver set og rost. Var det mon det, som var dit udækkede behov, der fik dig til ikke bare at bære over med kollegaens praleri?

Bedre kommunikation er en sikker vej til øget arbejdsglæde og produktivitet, og du kan selv gøre en masse for dig, kollegerne og chefen. Det kræver lidt øvelse men kan læres. At forbedre kommunikationen er kun dyrt for din arbejdsplads, hvis I lader være.

Denne artikel er et gæsteindlæg skrevet af Chefkonsulent Mads P. Gede, Dansk Byggeri.

Vi har hørt det masser af gange “Smil Det Smitter”, og ved du hvad … den er god nok :-) og Irma havde endda engang (i min barndom) hjerteformede klistermærker med netop dette budskab, mon de har dem endnu? Og jeg har selv prøvet det, altså at smile til mennesker jeg møder (også nogle jeg slet ikke kender) og det virker hver gang! De smiler igen :-)

Så ja … godt humør smitter – det humør du møder frem på jobbet i, er afgørende for relationerne til dine kollegaer, dine chefer og alle andre mennesker du er i kontakt med i løbet af dagen. Men hvad med dårligt humør smitter det også? Ja desværre, og ofte i endnu højere grad end det gode humør.

Merideth Ferguson fra Baylor University,Texas, har stået for en undersøgelse, hvor hun påviser at én medarbejder der er i dårligt humør ikke blot kan ødelægge stemningen på hans/hendes arbejdsplads, men også ødelægge privatlivet og starte en kædereaktion via partneren til dennes arbejdsplads. Medarbejderens dårlige humør fremkalder nemlig stress, så han/hun kommer ulykkelig hjem uden overskud til familielivet. Partneren vil naturligvis aflaste og kompenserer ved at tage flere praktiske byrder på sig, og det kan betyde, at partneren møder stresset op på sit arbejde… Ja og så er kædereaktionen sat i gang.

Så lad mig slå fast; det er ikke i orden hvis du har en en kollega eller en chef der spreder dårlig karma eller måske endda mobber dig. Forkert adfærd skal stoppes og adfærd der ikke påtales er jo egentlig er lig med accepteret adfærd, så det er ikke godt at lade stå til. Det er naturligvis vigtigt at ledelsen her træder i karakter og skaber tillid og fremmer den gode opførsel. Så her en lille opfordring til: SMIL det smitter :o)

Læs hele historien fra Videnscenter for Arbejdsmiljø her

Relaterede artkler:

• Få en god start på dagen
• De dårlige dage på jobbet
• Stop de sure
• En positiv dag
• Sig niveau-5 godmorgen

Har du en historie fra din arbejdsplads du vil dele med os? Skriv din kommentar her under.

For 10.år i træk uddeles prisen for “Årets Leder”, det sker i dag ved Ledernes dag, som afholdes i Tivoli Congress Center i København. Tidligere har bl.a. direktør Alfred Josefsen fra Irma(2003), daværende koncernchef i TDC Henning Dyremose(2005),  Legos administrerende direktør Jørgen Vig Knudstorp(2006) modtaget prisen.

I år er Lise Egholm, skoleleder på Rådmandsgades Skole, kåret som Årets Leder 2011. Lise siger bla. “Man skal ville være leder, ikke være konfliktsky, man skal have et godt humør og man skal have et godt bagland”. Hun sammenligner ledelse med pædagogik, hun siger at det er hendes opgave at skabe en god arbejdsplads, få medarbejderne til at forstå virksomhedens vision og hjælpe dem på vej – det er sådan de finder arbejdsglæden.

I linket nedenfor kan du læse hele artiklen og se en video, hvor Lise fortæller hvordan man efter hendes mening bliver en god leder.
Læs artiklen fra Business.dk

Relaterede artikler:

• 10 måder du kan motivere dine medarbejdere på
• Ledere – hav tid til jeres medarbejdere!
• Ledelse med passion
• Dårlig ledelse dræber arbejdsglæden

Jeg holdt foredrag for Alexandra Instituttet i Århus for et par uger siden, hvor jeg bl.a. snakkede om hvor vigtigt det er at fejre sine succeser på jobbet – og sine fejl.

Efter foredraget kom en af deltagerne op og fortalte mig om en Disney tegnefilm der hedder Meet the Robinsons, hvor de netop er gode til at fejre fejl. Her er et klip fra filmen:

Jep, sådan skal det gøres. Fejl og fiaskoer på jobbet er ikke pinlige. De skal ikke skjules eller bortforklares. De skal fejres!

Vi har skrevet om det før – her er vores artikel om at fejre sine fejl på jobbet.

I uge 50 skal jeg til Grønland og holde et par workshops om arbejdsglæde for to forskellige kunder. Det bliver min første tur til Grønland, og jeg glæder mig helt vildt meget.

Jeg er der fra 12/12-16/12 og sagen er den, at jeg stadig har noget ledig tid i kalenderen. Så hvis du arbejder i Grønland og din arbejdsplads kunne bruge et foredrag eller en workshop om arbejdsglæde, så må I endelig sige til :o)

Kontakt os endelig, hvis det var noget.

Michael Poulsen fra Valtech og deres rose-elefant.

For nyligt har en af deres udviklere, Michael Poulsen, meldt sig frivilligt til at være firmaets Chief Happiness Officer for et år. Hans første initiativ var at indføre en rose-elefant. Sådan præsenterede han den i en email til sine 100 kolleger i Valtech:

I’m happy to be able to introduce Valtechs first Happiness@Work initiative: The Valtech Order of the Elephant.

Purpose:
To bring all the good things we do for each other out in the light.

How it works:
The elephant is passed on from co-worker to co-worker on a weekly basis, with a reason why it is passed to that person in particular.

The reason for passing the elephant on to a new co-worker is up to you. Maybe someone helped you move apartment, fix a bug in your code or just have a positive impact on your day by always being happy and smiling.

There are only a few ground rules:

• Whenever you receive the elephant you may only hold on to it for a maximum of one week.
• Whenever you pass along the elephant you need to tell the person you give it to why they receive it and send a mail to michael.poulsen@valtech.dk with the name of the receiver and the reason why. (I’m working on a way to visualize the reasons).
• When the elephant is in your possession he needs to be in plain view so everyone passing your desk can see him (and maybe even ask why you got it… hint hint).
• Optional: Remember to supply him with lots of peanuts.

The reasoning behind all this is based on the Danish pioneer in happiness at work (arbejdsglæde) Alexander Kjerulf. He states that happiness at work is based on two things. Our results and our personal relations.

I hope you all will accept and support the initiative so we can keep it rolling… Elephants get very old you know :-)

Elefanten – doneret af direktørens 6-årige søn.

Ulrich Kronvold (fra Michael)
Ulrich har en fantastisk passion for mad, råvarer og udstyr – og frem for alt et meget smittende engagement. Jeg er selv passioneret om samme emne, så det har gjort mig glad at Ulrich er kommet til og har delt sin interesse og passion med mig og andre. Ulrichs passion også allerede nået langt ud i organisationen: kaffeklub, vinklub, fællesindkøb af chokolade, kaffe, vanille for at nævne et par stykker.

Søren Cosmus (fra Ulrich)
Årsagen til at han skulle have den, er fordi han altid er i godt humør, professionelt er han aldrig bange for at prøve noget nyt af, samtidigt med at han konsolidere det han ved virker. Herudover har han taget initiativ til at afholde en øl smagning hvilket er noget jeg sætter stor pris.

Johan Van Ketwich (fra Søren)
Jeg har overleveret elefanten til Johan Van Ketwich, da aldrig siger nej til at give en hjælpende hånd – og altid bidrager med input af høj faglig kvalitet.

Eri Watanabe (fra Johan)
The Elephant has moved, this time to Eri!
At Eri’s the elephant will find itself a good home since she with such good humor shares her invaluable insights in the mysterious danish society. Through her cultural background and experience she’s able to help recent visitors to understand Denmark, may it be swedes or elephants :)

Jeg synes det her er helt kanon og elefanten lever videre i Valtech og giver medarbejderne mulighed for at rose hinanden.

Din mening

Kunne det her virke på din arbejdslads? Hvordan roser I hinanden der hvor du arbejder? Har I en Chief Happiness Officer – en der har fokus på at gøre noget for arbejdsglæden? Hvis ikke, kunne det så være dig?

Skriv en kommentar – vi vil meget gerne høre din mening?

Man skal fejre sine sejre og det gør fodboldspillere generelt meget fint. Fodboldholdet FC Stjärnan fra Island gør det bare helt exceptionelt godt:

Det er da arbejdsglæde lige der :o) Hvordan fejrer I jeres sejre, der hvor du arbejder?

Jeg har en udfordring til dig: Hvis du tør, skal du prøve at beregne hvor mange kroner din arbejdsplads bruger om året på at holde møder.

Formlen er relativt enkel: Antal medarbejdere i din arbejdsplads/afdeling x antal møder per person per uge x typisk varighed af et møde (i timer) x medarbejdernes gennemsnitlige månedsløn x 0,32. (De 0,32 er fremkommet ved at tage 52 uger x 12 måneder / 1924 timer per arbejdsår.)

Klik her for at få en side, hvor du kan lave udregningen eller hiv en lommeregner frem og lav regnestykket nu. Jeg venter så længe. Uhyggeligt – ikke? Her er et par hypotetiske regnestykker – kan de sammenlignes med din arbejdsplads?

En mellemstor revisionsvirksomhed med 100 medarbejdere, der holder 3 møder per uge af 1 time per møde, bruger ca. 4 millioner kr om året på møder! En dansk kommune med 2500 medarbejdere, der går til 2 møder per uge kan komme op på at bruge 40 millioner kr om året!! Og en stor (fuldstændig hypotetisk) dansk medicinalvirksomhed med 14.000 medarbejdere, 4 møder per uge af 1 time per møde, og en gennemsnitlig månedsløn på 30.000 kr. ender med at bruge ca. 500 millioner kr om året på møder. Ja, der stod en halv milliard kroner!!!

Bemærk at dette regnestykke kun medregner lønudgifterne til møder. Det ignorerer fuldstændig:
Facility costs – vedligehold af mødefaciliteter og andre mødeomkostninger
Opportunity costs – den værdi mødedeltagerne kunne have skabt i den samme tid
Demotivation – evt. omkostninger som følge af demotivation fra dårlige møder

Så udgiften til møder er enorm – og konklusionen er derfor enkel: Når vi bruger så mange penge (og timer og energi) på møder, skal vi gøre vores yderste for at møderne er effektive, motiverende og fører til resultater, der kan opveje udgiften.

Desværre er der ikke mange danske arbejdsladser der arbejder bevidst for at øge effektiviteten af deres møder. Undersøgelser viser at:
Vi bruger meget tid i møder – typisk 6 timer/uge for medarbejdere. For ledere kan det sagtens være 30 timer/uge eller mere.
Vi bruger mere og mere tid i møder – tidsforbruget stiger år for år.
Meget af mødetiden er spildt – 15-25% spildtid ifølge vores seneste undersøgelse.
Dårlige møder dræber motivation og arbejdsglæde – og jo flere møder folk deltager i, jo lavere er arbejdsglæden.

Og du holder altså ikke bedre møder bare ved at lave en grundig dagsorden og bestille kaffe og mødebasser. Der skal mere til. Her er fem tips du kan bruge allerede på jeres næste møde.
1: Start mødet positivt. Undersøgelser viser, at møder der starter positivt har en bedre stemning og er mere effektive. Så sørg for, at det første på dagsordenen er positivt, f.eks. ros eller en markering af gode resultater for gruppen.

2: Inddrag gruppen i at styre mødet. Det bliver aldrig et godt møde hvis dagsorden og mødestyring kun afspejler mødelederens ønsker og prioriteter. Det dræber også deltagernes engagement. Sørg for, at alle kommer til orde og har indflydelse på mødets flow og afvikling. Det er ikke dit møde det er jeres møde.

3: Husk at holde pauser. Hvis mødet varer mere end en time, skal I holde pause undervejs, ellers mister deltagerne koncentration og fokus. Tommelfingerregel: 10 minutters pause hver time.

4: Altid, altid, altid evaluere mødet. Hvordan vil I blive dygtigere til at holde møder, hvis I ikke evaluerer hvordan det går? Derfor skal I slutte alle jeres møder med at bruge to minutter på disse to spørgsmål: Hvad fungerede godt i dette møde og hvad vil vi gøre anderledes på det næste møde?

5: Send et referat ud umiddelbart efter mødet. Hvis deltagerne først får referatet en uge efter, er det svært at følge hurtigt op på beslutningerne fra mødet. Sørg for at de har referatet senest dagen efter og helst samme dag.

Jeg er ikke som sådan modstander af møder og de er nødvendige for at koordinere vores arbejde og dele viden. Men møderne skal være sjove, energiske, inspirerende, motiverende og effektive, for kun når de er det, fører de til konkret handling efter mødet. Dårlige møder er simpelthen spild af millioner af kroner.

Derfor er kravet, at vi som mødeledere konstant øger vores evnte til at holde gode møder. Gør du det? Eller det bare death by meeting?

Læs mere på www.megetbedremoeder.dk.

Tidligere i år gennemførte vi en undersøgelse blandt 500 danskere for at finde ud af, hvad de største arbejdsglædedræbere er. Du kan se svaret her i Alexanders videoblog fra JP TV:

Vi mener (som mange af jer allerede ved) at resultater og relationer er det vigtigste for at skabe arbejdsglæde. Så hvordan sørger man som virksomhed for at en nyansat hurtigt kan skabe gode relationer og derved gode resultater?

De praktiske ting skal være i orden

Først og fremmest er det jo vigtigt i forvejen at have styr på alle de praktiske ting. Sørg for at den nye medarbejder har en telefon og computer der virker, at der er oprettet en firma email adresse til den nye medarbejder, at der er lavet adgangskort/nøgler, visitkort osv. Men husk også at have selve arbejdspladsen klar. Og der må da f.eks. meget gerne stå en buket blomster :-)

Chefen byder velkommen

Det er også ret afgørende at chefen møder personligt op og byder den nyansatte velkommen. Og jo mere personligt dette kan gøres, des bedre føler den nyansatte sig modtaget. Forholdet til nærmeste chef er ret afgørende for om en medarbejder har arbejdsglæde eller ej, faktisk viser undersøgelser at et dårligt forhold til nærmeste leder er den største årsag til opsigelser. Så jeg vil helt klart opfordre chefen til at tage godt imod den nye medarbejde og sige godmorgen på en god og nærværende måde (det opfordrer vi naturligvis til at I gør dagligt) smil og lyd glad, se personen i øjnene, giv din nye kollega hånden og fortæl at ham/hende du har glædet dig til at møde ham/hende.

Vi kalder det “Niveau-5-godmorgen”

1) Sig godmorgen

2) Vær glad, smil :-)

3) Hav øjenkontakt

4) Tilføj noget ekstra som du er oprigtigt interesseret i (spørg til vedkommendes weekend, ferie eller lignende eller ros personen)

og til sidst

5) Rør ved personen du siger godmorgen til – det kan være en håndtryk, et klap på skulderen eller måske et kram alt efter hvor godt I kender hinanden.

Rundvisning og møde kolleger

Sørg for at en fra afdelingen (eller chefen) viser den nye kollega rundt og præsenterer ham/hende for alle kollegaer. Eller endnu bedre kan I samle hele afdelingen til morgenbrød eller frokost. Sørg også for at den nye kollega bliver introduceret i andre afdelinger, og hvis der er afdelinger den nyansatte skal samarbejde med er det naturligvis vigtigt at han/hun bliver præsenteret for hver enkelt i denne afdeling.

Præsentér den nyansatte for hele firmaet

Lav gerne et interview eller en lille video med vedkommende som kan vises på intranettet eller lignende. Dette er specielt vigtigt i store virksomheder, hvor det er svært at nå rundt til alle afdelinger.

Faglig intro

Sørg for at give den nyansatte en grundig faglig introduktion af hans/hendes opgaver, og lad gerne personen følge en kollega den første tid. Gerne en som har været ansat i længere tid, og som har meget erfaring.

Det er her vigtigt at der er lagt små pauser ind i løbet af den første dag (som alle andre dage).

Relationer

Og hvad kan I så gøre i disse pauser? Det ville være en god idé at I lærer jeres nye kollega at kende, ikke kun på dennes faglige kunnen men også som person. God relationer på jobbet er vigtige, så sæt tid af til at lære hinanden at kende.

De nærmeste i afdelingen kan eksempelvis lave en turnus hvor de på skift i løbet af dagen hyggesnakker med deres nye kollega. Sæt jer for at alle i afdelingen har haft 5 minutter med den nyansatte i løbet af den første uge.

Det er også en god idé at arrangere noget socialt efter arbejdstid, ikke den første dag, men gerne inden for de første 14 dage.

Alt i alt skal I sørge for at der er styr på tingene, så kan den nye medarbejder hurtigere kommer ind i arbejdet og hurtigere skaber resultater for sig selv og for virksomheden. Og lige så vigtigt, sørg for at der er en god stemning, så der hurtigt bliver skabt gode relationer medarbejderne imellem – gode relationer skaber nemlig større engagement (hvis der nu skulle sidde en chef eller to derude og læse dette).

I Det Faglige Hus’s medlemsblad “Medlemsnyt”  (nr. 3 / fra september 2011) har de kigget nærmere på det at være ny i jobbet. Der er en kort artikel hvor de har spurgt os til råds… Se artiklen her (side 10 + 11)